Následky po dovolených, to je září?

Září byl krásný měsíc. Děti se vrátily do škol, doběhly dovolené a začalo se s finišováním ročních plánů. Přiznejme si, že po prázdninách všichni vnímáme pouze tři produktivní měsíce do konce roku.

Co ale září přineslo v rámci duševní pohody. Především stres pro většinu zaměstnanců v korporacích. Stres spojený s obrovským počtem mailů, které se "nakupily" v době neúčasti na pracovišti, či obecně v pracovním procesu. Euforie, která přichází v posledních pracovních dnech před dovolenou, je vykoupena posledními dny volna před prací, kdy většina zaměstnanců nevydrží neshlédnout mailovou schránku pracovní pošty v mobilu... a s dovolenou je konec. O "workoholicích", kteří nutně vyřizují maily na skalnatých útesech a nadávají na slabý signál, se zde zmiňovat ani nebudu.

Jak předejít stresu a co dělat, aby dovolená nebyla "za trest"?

Na první pohled většina společností nemá program dovolených ošetřen tak, aby měl zaměstnanec skutečně komfort na mimo pracovní aktivity a mohl se plně věnovat činnostem spojenými s pracovním volnem. V rámci projektu 4fain jsem konzultoval několik případů zoufalosti spojené s nenahraditelností v práci i u výše postavených zaměstnanců - manažerů. Je to ale chyba těch společností?

Ruku na srdce, kdo je skutečně v práci nenahraditelný? 

Část první - zaměstnavatel:

Skutečně dobrý podnikatel a společnost s vysokou mírou efektivity umí využít potenciál jednotlivých zaměstnanců do plna. Tedy zajistit práci a potřebnou motivaci, aby zaměstnanec podal co nejlepší výkon v pracovní době. V rámci neustálé péče o pracovní tým řeší efektivitu procesů, cenotvorbu produktů či servisu s ohledem na konkurenci, ale také na kapacitu zaměstnanců. Pracovníky přidává, či přerozděluje dle potřebného fondu práce. Abychom to zjednodušili, pokud se tedy práce hromadí, je několik základně popsaných cest, jak situaci řešit:

• kontrola vnitřních procesů je krok první, tedy, kde lze jednotlivé úkony zjednodušit / zefektivnit / zdigitalizovat tak, aby se zase pracovní fond a kapacita zaměstnance srovnaly,
• prioritizace, tedy krátkodobé utlumení aktivit, které přímo neovlivňují výkon a jsou tzv. "nice to have" do doby, než situace umožní zvýšit pracovní fond,
• specifikace produktu a cenotvorba je další možnost, jak reagovat na zvýšenou poptávku, pokud jsou již první dva body vyčerpány,
• přidání časového fondu a tedy nábor zaměstnanců, pokud to byznysový plán podpoří v předdefinovaném časovém horizontu.

Ta daleko podstatnější část ale zůstává na zaměstnanci a jeho přímém nadřízeném.

Dovolená či čas oddychu musí být plánován se stejným zřetelem, jako běžné pracovní aktivity. Kdybych měl použít klišé, přirovnal bych běžného zaměstnance k běžnému automobilu. Potřebuje pohonné hmoty, aby pracoval. Potřebuje také pravidelný servis, aby "neklekl" a potřebuje také odpočinek. Zejména tedy, pokud od něj očekáváme spolehlivost a dlouhověkost.

Metafora s automobily je dobrá i v případě srovnání méně výkonného automobilu s obrovským motorem a velikou spotřebou, který je schopen dlouhého provozu. Proti tomu supervýkonná formule, jenž pracuje v červených otáčkách, má životnost jen pár stovek kilometrů. Tato metafora vystihuje systém práce různých zaměstnanců dostatečně.

Moderní je však klást velké nároky na zaměstnance a mnohdy i zaměstnanci sami sebe prezentují jako super-flexibilní 24/7. Úspěšnější společnosti se odlišují tvrdou pracovitostí a umem zaměstnanců od těch méně úspěšných. Pokud se ponoříme více do oné tvrdé pracovitosti, zjistíme, že modelů práce je spousty a um lídra je správně poskládat tým z různých typů pracovníků.

Co je tedy tvrdá pracovitost? Je to 24/7?

Když se podíváme do většiny vietnamských večerek, zjistíme, že systém 24/7 je hodně blízko. Pracovníci zde tráví celý den a večer. Mají k dispozici TV, internet a po prodejně jim běhají jejich děti. Je to styl, ve kterém umějí žít. Pravděpodobně nikdo nezná případ veřejně si stěžujícího pracovníka z večerky. Tento výběr cesty, která je samozřejmě respektováníhodná, je ale také hodně specifická z evropského pohledu na životní styl.

Proti tomu je však nespočet manažerů, kteří jsou vystresováni z toho, co je čeká po dovolené. Kolik nevyřízených mailů, kolik problémů? Většina z vás, kteří si tento článek čtete, se s tímto fenoménem setkala. Jak z toho tedy ven?

Část druhá - zaměstnanec:

Každý, kdo začne pracovat v jakémkoli zaměstnání přijímá určité podmínky. To je jasně daný systém. Pokud jsou podmínky porušeny, většinou se na to musí upozornit a po několika neúspěšných upozornění je logickým krokem změna zaměstnavatele. Otázkou však je, kolik zaměstnanců je skutečně schopno otevřeně hovořit se svým nadřízeným, či dokonce vedoucím celého úseku (v malém měřítku - majitelem společnosti). A kolik z nich je schopno argumentovat. Upřímně, v argumentaci případných stížností, či námětů ke zlepšení je základ úspěchu dobrého, efektivního a zejména zdravého pracovního prostředí. Ono časté "můj šéf se o tom bavit nechce" právě pramení z nedostatku argumentace a podkladů k tvrzení, že něco není dobře. Samozřejmě, problematika se týká stejně vážně i přímého nadřízeného. Pracovní fond a kapacita zaměstnanců by měla být řádně vyhodnocována přímým nadřízeným. Zaměstnanec ale musí zcela jasně vyhodnocovat své možnosti na dané pozici a hlavně komunikovat.

S tím je spojený i pracovní fond a dovolená. Pokud vezmeme v potaz úspěšnou a moderní společnost, která s lidmi pracuje a na svých zaměstnancích jí záleží, určitě má pracovní pozici nastavenou s ohledem na pracovní fond vč. dovolených a času oddychu. V praxi to tedy znamená, že existuje systém přesměrování mailů, telefonátů a ostatní komunikace v době, kdy je zaměstnanec nedostupný. Zastupitelnost je tedy řešena. A pokud tomu tak není na pozici zaměstnance, je to opět na něm samotném, apelovat na nastavení podmínek pro jeho pozici. Zejména v zájmu zaměstnavatele. Proč?

Dovolená je pro zaměstnavatele někdy nepříjemná, avšak přirozená. Trvalý odchod zaměstnance je pro většinu zaměstnavatelů bolestivý.

Většina zaměstnanců si myslí, že společnost musí řešit vše, tedy i zástup za jeho dovolenou. To je, dle mého názoru, největší známý omyl ve spoustě společností. Jak bylo zmíněno výše, zástupitelnost je elementární povinností každého zaměstnance, samozřejmě ve spolupráci se svým nadřízeným a v rámci pracovního týmu. Jak bylo zmíněno, dovolená je věc plánovaná, avšak nemoc, či rodinná příhoda znemožňující pracovní činnost už ne. Povinností zaměstnance je tedy, dle mého názoru, znalost stavu jeho pracovního místa v době jeho nepřítomnosti. A to i v té nejmenší společnosti, pokud již do svého podnikání jinak nezahrnula ušlý zisk z absence. 

Jak je to v životě? Řeší za vás vše stát?

Zaměstnanci tvoří společnost, její sílu a konkurenceschopnost. Společnost bude silnější pouze, pokud budou silnější její zaměstnanci. Nespokojení, či dokonce zoufalí zaměstnanci nepatří do úspěšné společnosti. A vsadím se s kýmkoli, že neexistuje majitel, či akcionář společnosti, který by tuto otázku neřešil. Existuje však obrovské množství neporozumění a především absence té nejzákladnější lidské činnosti. Jednoduchá a jasná komunikace. O tom však zase příště zde na mém blogu.

Tím se dostávám zase na začátek tohoto článku a ono známé "dovolená za trest".

Odpovědnost za nevyřízené věci na svěřené pozici je tedy primární odpovědností pracovníka / manažera / vedoucího či člena představenstva k dané pozici. Zapomeňte tedy na nezastupitelnost. Ta je sice krátkodobě realizovatelná, ale s dlouhodobého hlediska neakceptovatelná, zejména pro zaměstnavatele. To je zapotřebí mít na paměti v rámci prožitku dovolené a času oddychu obecně. Mít se fain a dělat vše 4fain. Být duševně zdravý, protože základem pro silné zdraví je odpočinek a zdravý životní styl.